Il corso per Addetta-o alla SEGRETERIA Front-Back Office con cenni di Inglese è stato pensato per trasmettere le competenze teoriche e pratiche che deve avere la figura professionale che si occupa sia di svolgere attività di tipo amministrativo/contabile e di back office che di ricevere il cliente (segreteria front office).
Si tratta di un ruolo importante all’interno di una organizzazione strutturata, volto a garantire la circolazione delle informazioni e della documentazione tra i vari uffici.
Al termine del corso per Addetta-o alla SEGRETERIA Front-Back Office con cenni di Inglese, i partecipanti saranno in grado di occuparsi delle seguenti attività:
- La corretta gestione dei flussi di documentazione ed essere così di supporto agli uffici amministrativi grazie agli elementi base di contabilità generale. La formazione viene completata con il modulo sulla INFORMATIZZAZIONE dei DATI attraverso l’utilizzo di Excel.
- l’attività di SEGRETERIA e FRONT OFFICE in modo efficace.
- Gestire in modo costruttivo le relazioni, sia con il cliente che nel contesto lavorativo di cui si fa parte, conoscendo i principali elementi alla base della COMUNICAZIONE sia telefonica che in presenza, anche in inglese.
Il corso rivolto è a disoccupati e candidati a missione di lavoro in somministrazione o a lavoratori in somministrazione, iscritti presso l’APL promotrice.
Titolo di studio ed esperienza minimi: NON RICHIESTI
Avere un PC con VIDEOCAMERA e MICROFONO, ADSL/FIBRA
Saranno rilasciati i seguenti attestati:
- Attestato Sicurezza Generale ASR (subordinato a frequenza di almeno il 90% delle ore del modulo di “Salute e sicurezza generale” e superamento del relativo test).
- Attestato di Partecipazione al Corso (secondo le regole del fondo Forma.Temp: per coloro che non sono in possesso di crediti formativi, frequenza di almeno il 90% delle ore del modulo di “Salute e sicurezza generale” e di almeno il 70% delle ore del modulo “Diritti e doveri dei lavoratori in somministrazione”)
Il corso prevede 160 ore di formazione dal 27-03-2025 al 24-04-2025
Le lezioni si terranno dal Lunedi al Venerdi dalle 09:00 alle 13:00 e dalle 14:00 alle 18:00
Il corso si terrà interamente online in modalità sincrona su JFORMA
MODULO I – 80 ORE: LA GESTIONE DELLA SEGRETERIA E FRONT/BACK OFFICE, DELLA PRIVACY E CENNI DI INGLESE
Struttura aziendale e organizzazione
- Organigramma aziendale
- Struttura organizzativa e collocazione del front office nel flusso aziendale
- Relazioni e rapporti con le altre funzioni operative
Comunicazione efficace
- Fondamenti della comunicazione umana
- Importanza della comunicazione efficace
- Tecniche di comunicazione:
- Teorie della comunicazione
- Tipologie di comunicazione: di massa e interpersonale
- Elementi della comunicazione
- Assiomi della comunicazione
- Relazione comunicativa
- Comunicazione a una e due vie
- L’ascolto attivo:
- Verbale, non verbale e paraverbale
- Cenni di PNL
- Rumori della comunicazione
- Stili comunicativi
- Comunicazione persuasiva
- Abilità di negoziazione e gestione delle relazioni
- Gestione reclami, sostituzioni e informazioni
- Gestione dello stress
- Comunicazione telefonica:
- Principi e tecniche
- Impostazione di uno script
Attività di Front Office
- Accoglienza clienti
- Gestione del centralino
- Gestione della posta
- Spedizioni e gestione corrieri
- Attività di segreteria generale in azienda
Attività di Back Office
- Archiviazione documentale
- Gestione della posta e documenti contabili (fatture, DDT, prima nota)
- Monitoraggio delle scadenze
- Predisposizione di documenti, relazioni, rapporti e presentazioni per riunioni
- Organizzazione e gestione delle attività di segreteria
- Tecniche ed esercitazioni pratiche
Privacy e GDPR
- Trattamento dei dati sensibili
- Normativa sulla privacy (cenni)
- Riservatezza e sicurezza delle informazioni
- Organizzazione della postazione di lavoro nel rispetto della privacy
Elementi di Inglese
Accoglienza e interazione di base
- Saluti e presentazioni
- Chiedere e dare informazioni su appuntamenti, trasporto e alloggio
- Strutture grammaticali:
- Present simple e present continuous
- Past simple e past continuous
- Avverbi di tempo e frequenza
- Uso di some/any/no
Comunicazione telefonica in inglese
- Comprendere e fornire informazioni
- Prendere e lasciare messaggi
- Preposizioni di tempo, spelling e frasi utili
- Struttura della telefonata e uso del future simple e “going to”
Corrispondenza commerciale
- Scrivere e rispondere a richieste
- Inoltrare ordini
- Uso dei verbi modali
- Struttura della corrispondenza commerciale
- Domande/risposte con “wh” e “how”
- Condizionali (IF clauses)
- Costruzione del passivo
Organizzazione di riunioni e conferenze
- Chiedere e comunicare cambiamenti di programma
- Esprimere opinioni con frasi complesse e connettori del discorso
Gestione delle transazioni commerciali
- Metodi di pagamento e richieste di fatture
- Gestione di errori e ritardi nei pagamenti
- Gestione delle lamentele e proposte di alternative
- Informare i clienti su eventuali problematiche
MODULO II – 72 ORE: ELEMENTI DI CONTABILITÀ GENERALE, INFORMATIZZAZIONE DATI E GESTIONE DELLA POSTA ELETTRONICA
Fondamenti di economia e contabilità
- Concetti base di attività economica
- I soggetti dell’attività economica
- L’attività economica nelle imprese
- Fonti di finanziamento
- Il patrimonio aziendale
- Costi e ricavi
Documenti contabili e registrazioni
- Il documento di trasporto (DDT)
- La fattura
- Cenni sulle registrazioni contabili:
- Metodo della partita doppia
- Prima nota
Gestione della contabilità
- Contabilità di cassa:
- Gestione incassi e pagamenti
- Contabilità delle vendite e gestione clienti
- Contabilità degli acquisti e gestione fornitori
Il Foglio elettronico: Nozioni di base
- Introduzione
- Primi passi con Excel
- Fogli di calcolo e cartelle di lavoro
- Creazione, apertura, chiusura e salvataggio di una cartella di lavoro
Lavorare con le celle, righe e colonne
- Le celle
- Righe e colonne
Funzioni e formule
- Somma Automatica
- Altre funzioni e formule
Formattazione e modifica dati
- Formattazione
- Taglia, copia, incolla
- Intervalli
- Ordinamento
Stampa e anteprima di stampa
- Anteprima di stampa e stampa
- Margini, intestazione e piè di pagina
- Parametri di stampa
Strumenti di ricerca e personalizzazione
- Trova e Sostituisci
- Personalizzare le opzioni e le viste per i fogli di lavoro e le cartelle
Tabelle e grafici
- Creare una tabella
- Modificare una tabella
- Filtrare e ordinare una tabella
- Creare un grafico
- Formattare un grafico
Elementi avanzati di Excel
- Inserire e formattare un oggetto
- Formattazione condizionale
- Formule tra fogli
- Protezione foglio e cartella di lavoro
La gestione della posta nell’attività lavorativa: Esercitazioni
- Creazione di un account Internet
- Connessione con un account Internet esistente
- Personalizzazione di Internet Explorer
Posta elettronica e gestione dei messaggi
- Posta elettronica
- Outlook Express:
- Creare, inviare e ricevere mail
- Gestione dei messaggi di posta
Gestione della rubrica e funzioni avanzate
- Gestione della rubrica
- Principali funzioni di ricerca e di impostazione
Utilizzo dei social network
MODULO III – 4 ore – Diritti e Doveri dei Lavoratori Temporanei
(secondo i contenuti standard di Forma.Temp)
Dal lavoro interinale al lavoro in somministrazione
- Legislazione di riferimento
- Il sistema triangolare del lavoro in somministrazione
- Ammissibilità e divieti
Contrattualistica e normative
- Il CCNL per i lavoratori temporanei
- Materie di competenza e obblighi:
- Agenzia per il lavoro
- Impresa utilizzatrice
- Il contratto commerciale tra:
- Agenzia e impresa utilizzatrice
- Lavoratore e agenzia di somministrazione
Diritti e doveri dei lavoratori
La bilateralità e gli enti di riferimento
- Forma.Temp
- E.Bi.Temp
MODULO IV – 4 ore – Formazione Generale sulla Sicurezza
(Ai sensi dell’art.37 comma 2 del D.Lgs. 9 aprile 2008 n.81 – ASR 21/12/2011)
Formazione sulla sicurezza generale dei lavoratori
- Concetti fondamentali di:
- Rischio
- Danno
- Prevenzione
- Protezione
- Concetti fondamentali di:
Organizzazione della prevenzione aziendale
Diritti, doveri e sanzioni per i vari soggetti aziendali
Organi di vigilanza, controllo e assistenza
